Bug (Kelemahan) dalam Organisasi

Pagi ini saya berkeringat deras, karena setelah perjalanan kurang lebih 25 menitan dari rumah menuju kantor tiba-tiba si meong berhenti mendadak.

Penyakit yang hampir selalu muncul beberapa kali. Terakhir kalinya dengan indikasi yang mirip ini dikarenakan mesin tidak bisa menyala. Saya pun tidak terlalu paham istilah mekaniknya. Namun, kata mekanik sebelumnya memang ini salah satu kelemahan motor matik injek, terutama merek yam*h*.

Singkat cerita, saya akhirnya menemukan bengkel dan orang yang baik hati yang berkenan mendorong dari belakang motor. Setelah diotak atik oleh mekanik, si meong akhirnya bisa hidup lagi dan hasil diskusi sebentar menyatakan bahwa ini murni memang kekurangan si meong ini. Padahal saya masih bertanya-tanya bagaimana cara mencegah dan meminimalisir peluang agar tidak terjadi lagi.

---

Sembari mengamati mekanik tersebut memeriksa dan memperbaiki si meong saya terpikirkan tentang cerita ini dengan organisasi. Jika sepeda motor saja yang dibuat oleh perusahaan multi nasional masih ada celah kelemahan, masih ada celah bug (istilah programer jika mengomentari lubang dalam aplikasi atau program).

Apa kabar organisasi kita? Adakah kelemahan atau bug dalam organisasi kita? Apakah kita benar-benar telah mengetahuinya? Jika sudah tahu, apa yang sudah dilakukan untuk mengatasi kelemahan tersebut?

Setiap pilihan di atas mempunyai konsekuensi masing-masing. Diantara pilihan-pilihan di atas ada kelebihan dan kekurangannya.

Jika merefleksi kejadian yang saya alami, kelemahan di si meong saya akhirnya menyebabkan ia berhenti di saat dan di waktu yang tidak tepat. Anda bisa bayangkan di tengah-tengah jalan raya dia mogok.

Lalu, jika kelemahan di organisasi anda tiba-tiba menyebabkan stagnasi yang besar, kira-kira apa yang akan terjadi?

Setidaknya saya merangkum beberapa langkah antisipatif untuk mendeteksi kelemahan serta mengantisipasinya sekaligus di dalam organisasi yang kita pimpin yakni sebagai berikut:

1. Membuka Pikiran

Salah satu contohnya adalah mendengarkan segala bentuk masukan, aspirasi, ataupun ide atas kelemahan organisasi kita.

Meskipun kadang atau bahkan seringkali kita menyangkal dan tidak menyetujui masukan dari orang-orang yang kita pimpin.

2. Bersikap Kritis

Kita terkadang perlu benar-benar memastikan kita bercermin dengan baik. Seperti halnya kita di depan cermin, kita kadang fokus pada hal-hal yang sudah menjadi kebiasaan.

Misal, memastikan kerapian rambut, dasi, kerah, dan kebersihan serta tampilan keseluruhan dari atas sampai bawah.

Tetapi, pernahkah kita memastikan bagian lain dari tubuh kita saat bercermin?

Seperti halnya kita melihat laporan bulanan, yang biasanya kita fokus pada keuangan dan pendapatan serta laporan-laporan kejadian ataupun rangkuman kotak sara. Pernahkah kita mempertanyakan hal sederhana, seperti bagaimana penanganan komplain selama ini?

Bagaimana jika anak-anak pembelajarannya tidak hanya di kelas? Mengapa harus di kelas? Mengapa pembayaran harus via bank? Bagaimana jika pembayaran bisa dari supermarket terdekat, dari e-money dan sebagainya.

Sikap kritis ini akan sangat membantu kita menemukan celah kelemahan yang selama ini abai diperhatikan.

3. Ingat, setiap organisasi memiliki kelemahan

Usia dan pengalaman organisasi atau lembaga yang sudah cukup lama terkadang membuat kita yang ada di dalamnya menjadi personal dan pemimpin yang nyaman dan merasa cukup puas.

Bahkan merasa lembaga kita adalah lembaga yang ‘terbaik’ dibandingkan dengan lembaga lain. Kita lupa, bahwa tidak ada yang sempurna. Sistem yang di desain sempurna pun, tetap ada celah dan kelemahan. Lembaga besar, lama, berpengalaman tidak menjadi jamiman selamanya tidak memiliki kelemahan.

Begitupula lembaga yang baru berkembang, sudah tentu memiliki kelemahan yang tidak sedikit. Menyadari kelemahan ini, membuat kita semakin mawas diri, terutama sebagai pemimpin untuk selalu membuka wawasan, memastikan sistem berjalan serta meningkatkan iklik inovasi yang baik di lembaga kita.

4. Mengorganisir/mendokumentasi kelemahan

Saat orang-orang yang ada di organisasi kita sudah tidak lagi merasa canggung untuk menyampaikan aspirasi, ide maupun masukan, saatnya kita sebagai pemimpin harus bisa mendokumentasikan, mengorganisir catatan-catatan tersebut.

Ada banyak sekali aplikasi, alat, software (jika berbasis digital), ataupun kita bisa meminta departemen tertentu untuk selalu mendokumentasikan semua catatan tersebut serta mengevaluasinya secara periodik.

Artinya, bukan hanya di catat dan dikumpulkan, tetapi juga dipastikan masukan tersebut mendapatkan implementasi yang sesuai. Jika memang tidak ada peluang untuk dieksekusi, perlu dikaji ulang, apa yang menyebabkan kelemahan tersebut tidak menemukan solusi perbaikan.

Beberapa perangkat yang sangat baik bisa anda gunakan untuk memetakan kelemahan ini, seperti SWOT atau sekarang dirubah menjadi TOWS.

Analisa SWOT yang disusun pertama kali oleh Albert Humprey dari Standford University tahun 1970 di era sekarang mengalami perubahan, sebab tentu tantangannya berbeda. Anda bisa mempelajari implementasi SWOT yang baru di tautan ini (https://hbr.org/2019/08/are-your-companys-strengths-really-weaknesses).

Sudahkah kita menemukan kelemahan-kelemahan yang ada di organisasi dan membuat perencanaan untuk mengatasi kelemahan tersebut?

Demikian tulisan singkat mengenai Bug (Kelemahan) dalam Organisasi, semoga bermanfaat.

Referensi:

https://hbr.org/2019/08/are-your-companys-strengths-really-weaknesses

https://wellsfargoworks.com/business-plan-center/article/swot-analysis-part-one-how-can-you-identify-your-strengths-and-weaknesses

https://articles.bplans.com/swot-analysis-challenge-day-2-how-to-identify-weaknesses/

https://smallbusiness.chron.com/identify-weakness-within-organization-57537.html